5 yllättävää tapaa parantaa henkilökohtaista tuottavuutta

5 yllättävää tapaa parantaa henkilökohtaista tuottavuutta

posted in: Vieraskynä | 0
Jaa sivuShare on FacebookShare on LinkedInTweet about this on Twitter

 

Tämän vieraskynän kirjoittaja on Timo Kiander (eli AjanhallintaVelho), joka auttaa ihmisiä parantamaan tuottavuuttaan sekä löytämään aikaa tärkeille asioille omassa elämässään.

 

Internet on täynnä ajanhallinnan ja tuottavuuden vinkkejä. Kuitenkin melko useasti samat vinkit toistuvat artikkelista toiseen ja näistä neuvoista onkin tullut “standardeja” ajanhallinnan kirjallisuudessa, seminaareissa ja blogeissa.

 

Haluan nyt kuitenkin esitellä muutaman vinkin hieman erilaisesta perspektiivistä, tuoden uusia näkökulmia jo aiemmin kerrottuihin neuvoihin.

 

Oletko valmis? Hyvä, aloitetaan siis ajanhallinnan vinkistä #1.

 

1. Moniaja tietoisesti

 

Screen Shot 2014-07-24 at 10.54.46 AM

 

Melko useasti kuulee todettavan, että moniajo ei toimi. Käytännössä usean tehtävän tekeminen samanaikaisesti ei lisää tuottavuutta, vaikka se saattaa siltä tuntuakin.

 

Vinkki itsessään on hyvä, mutta moniajoa ei silti kannata hylätä kokonaan – varsinkin jos puhutaan tietoisesta moniajosta.

 

Tämän termin esitteli minulle Lucy Jo Palladino ja hänen mukaansa tietoinen moniajo tarkoittaa jonkin tylsän tehtävän läpiviemistä moniajoa hyödyntäen.

 

Siinä missä moniajo on oletusarvoisesti “tiedotonta” (tuntuu siltä, että asiat rullaavat paremmin kun tekee samanaikaisesti monta asiaa), on tietoisen moniajon kohdalla kyse täysin muusta.

 

Tässä tapauksessa moniajon tehottomuus tiedostetaan ymmärtämällä se fakta, että nyt tehdään useita asioita samanaikaisesti. Samalla kuitenkin ymmärretään, että tämä moniajon tyyppi “pitää neulan keskellä mittaria”.

 

Keskittymiskyky on ikään kuin auton nopeusmittari. Mutta siinä missä autoilun yhteydessä mittarin eri alueet kertovat auton nopeudesta, on keskittymisessä kyse eri asioista.

 

Neula mittarin vasemmassa laidassa kertoo tylsistymisestä, jolloin tehtävien tekeminen ei innosta. Vastaavasti neula mittarin oikeassa reunassa kertoo siitä, että henkilö käy ylikierroksilla. Myöskin tällöin työn tekeminen keskittyneesti on vaikeaa.

 

Ideaalitilanne on siis neulan pitäminen mittarin keskiosassa ja tietoinen moniajo auttaa tämän saavuttamisessa.

 

Eli kun kohtaat tylsän tehtävän (esim. tiedonsyöttö), tee hetkinen jotain mielekkäämpää (esim. Facebook-profiilin tsekkaus) ja palaa tämän jälkeen takaisin tylsään tehtävään.

 

Tämän toimenpiteen avulla saat lisää virtaa tylsän tehtävän suorittamiseen. Kun teet toimenpidettä aika-ajoin, huomaat lopulta että kuiva tehtävä on suoritettu pois päiväjärjestyksestä.

 

Muista silti pitää kohtuus mielekkään tehtävän tekemisessä, jotta varsinainen työtehtävä (esim. tiedon syöttö) ei kärsi.

 

2. Hyödynnä liikevoimaa

 

Screen Shot 2014-07-24 at 11.00.31 AM

 

Yleisesti neuvotaan aloittamaan työpäivä tärkeillä tehtävillä, jonka jälkeen voi edetä muihin työlistalla oleviin tehtäviin.

 

Neuvo on sinällään hyvä, mutta entäpä siinä tapauksessa kun tuollaisen ison ja tärkeän tehtävän tekeminen ei innosta ja päivä ei tunnu lähtevän millään käyntiin?

 

Kokeile tällöin liikevoimaa ja erityisesti “riippusiltamallia” isojen kokonaisuuksien suorittamiseksi.

 

Vaikka em. termi onkin itse keksimäni, se kuvaa hyvin mistä tässä työsketelytavassa on kyse: aloita päivä muutamalla helpolla ja vähemmän tärkeällä tehtävällä ja etene sitten suurempaan kokonaisuuteen. Tee tämän jälkeen taas pari matalamman prioriteetin tehtävää (jonka jälkeen etenet taas isompiin tehtäviin).

 

Tässä työskentelymallista muodostuu ns. riippusilta (kuvittele Golden Gate), joka koostuu niin pienistä kuin suuristakin tehtävistä.

 

Kun aloitat päiväsi siis pienillä tehtävillä, pääset paremmin vauhtiin ja pystyt etenemään paremmalla energialla suurten tehtävien kimppuun.

 

3. Hyödynnä ns. cocktail-efektiä

 

Screen Shot 2014-07-24 at 11.02.43 AM

 

Työhön keskittyminen ei aina vaadi täydellistä hiljaisuutta, vaan tehtävien tekeminen tuottavasti onnistuu myös silloinkin kun ympärillä on hälyä.

 

Omakohtaiset kokemukset esimerkiksi junassa työskentelystä tukevat tätä teoriaa: Vaikka ympärillä ihmiset hälisevät, olen kokenut olevani tuottavimmillani juuri tuollaisessa ympäristössä.

 

Tässä yhteydessä puhutaan ns. cocktail-efektistä. Jos olet juhlissa ja juttelet yhden ihmisen kanssa, et välitä muiden hälinästä vaan keskityt kommunikointiin pelkästään kyseisen ihmisen kanssa.

 

Efekti toimii myös työtehtäviä tehdessä. Vaikka ympärillä onkin hälyä, suodatamme kaiken ylimääräisen pois ja pystymme keskittymään entistä paremmin tehtäviimme.

 

Olipa ympäristönä sitten juna, lentokenttä, kirjasto tai kahvila, toimii cocktail-efekti eduksemme tuottavuutta parantavana ilmiönä.

 

4. Katso verkkovideot jopa tuplanopeudella

 

Screen Shot 2014-07-24 at 11.03.35 AM

 

Verkko sisältää valtavasti mielenkiintoista materiaalia, mutta valitettavasti kaiken mahdollisen tutkiminen vie loputtomasti aikaa. Jos haluat hieman nopeuttaa kiinnostavan materiaalin läpikäyntiä – erityisesti video- ja äänimuodossa olevaa – katso/kuuntele verkkovideoita tai podcasteja nopeutetusti.

 

Itse käytän MySpeed -nimistä ohjelmaa (maksullinen, Macille ja PC:lle), jolla videoita voi nopeuttaa jopa kolminkertaisesti alkuperäiseen toistoon verrattuna.

 

Käytännössä nopeutus toimii parhaiten 1.5 -kertaisella nopeudella, sillä sitä nopeampaa toistoa on vaikea ymmärtää (pääsääntönä: mitä hitaampi puhuja, sitä nopeammalle toiston voi säätää).

 

Sisällön läpikäynti uudella tavalla vaatii luonnollisesti totuttelua. Varsinkin “Mikki Hiiri/Minni Hiiri” -puhetyyli voi tuntua aluksi oudolta, mutta jo muutaman kerran jälkeen nopeutettu puheeseen tai videoon tottuu.

 

Jos et halua satsata maksulliseen ohjelmaan, kannattaa kokeilla myös Video Lan Player (VLC Player) (Mac/PC) -nimistä ilmaisohjelmaa, jossa toiston nopeutus on ominaisuutena vakiona.

 

5. Anna alitajunnan ratkaista ongelmat

 

Screen Shot 2014-07-24 at 11.30.43 AM

 

Melko usein jumiudumme tietokoneen ääreen varsinkin silloin, kun törmäämme työtämme hidastavaan ongelmaan. Haluaisimme kovasti ratkaista asian välittömästi, mutta emme millään saa ratkaisumallia mieleemme.

 

Yksi tapa tässä tapauksessaa on nousta ylös koneen äärestä ja tehdä sen sijaan jotain fyysistä aktiviteettia. Alitajunta jää silti jauhamaan ongelmaan taustalle ja jossain vaiheessa ratkaisu yksinkertaisesti pulpahtaa mieleemme.

 

Joten sen sijaan että jäät miettimään loputtomasti ongelman ratkaisua, laita koneesi kiinni ja ala tekemään jotain aivan muuta (tiskaa, lähde lenkille, siivoa …).

 

Töiden keskeyttämiselle ja korvaalle fyysiselle aktiviteetille on myös toinenkin hyvä etunsa. Nimittäin luovuus pääsee valloilleen ja mieli täyttyy uusista hyvistä ideoista

 

Tärkeintä näiden ideoiden kohdalla on laittaa ne jonnekin muistiin. Jos olet kotona, laita ajatukset paperille ja siirrä ne myöhemmin johonkin pilvipalveluun, esimerkiksi Google Driveen ja EverNoteen.

 

Jos olet lenkillä ja kannat puhelinta mukanasi (ja maltat pysähtyä hetkeksi), tallenna ideat puhelimeesi ja siirrä myös nämä asiat esimerkiksi edellä mainittuihin pilvipalveluihin.

 

Lopuksi

Tässä oli siis muutama vinkki henkilökohtaisen tuottavuuden parantamiseksi.

 

Ota neuvot heti käytäntöön ja kerro omat vinkkisi kommenttikentässä. Haluan mielelläni oppia lisää siitä, miten sinä teet päivästäsi tehokkaamman!

 

 

Timo Kiander (eli AjanhallintaVelho) auttaa ihmisiä parantamaan tuottavuuttaan sekä löytämään aikaa tärkeille asioille omassa elämässään.

 

Jos haluat tehokkuutta lisää päivääsi, lataa ilmainen e-kirja, raportti sekä viisi videota, jolla saat keskeytykset kuriin ja työpäivääsi lisää potkua!

 i

i
photo credit: Βethan via photopin cc
photo credit: AlicePopkorn
photo credit: Darwin Bell
photo credit: adwriter
photo credit: The Freewheeling Daredevil
photo credit: illuminaut

Comments

comments

Leave a Reply

Laske myös tämä: *