Miten otat ajan haltuun virtuaaliassistentin avulla?

Miten otat ajan haltuun virtuaaliassistentin avulla?

posted in: Ajanhallinta | 0
Jaa sivuShare on Google+Share on LinkedInPin on PinterestTweet about this on TwitterShare on Facebook

 

Jossain vaiheessa jokaiselle yrittäjälle tulee eteen hetki, jolloin kaikkea ei vain voi tehdä itse. Kun yrityksessä asiakaskanta, sivustojen ja some-kanavien määrä kasvaa niin, että oma aika valuu ylläpitotoimiin, kannattaa hankkia apukädet toiminnan pyörittämiseen. Mutta miten?

 

Vaihtoehtona on joko palkata työntekijä tai ostaa palveluita alihankkijalta. Harvalla yksinyrittäjällä kuitenkaan riittää liikevaihto työntekijän palkkaamiseen tai rahkeet siihen liittyvän riskin ottamiseen. Jotkut meistä yksinkertaisesti haluavat toimia ilman työntekijöitä, joustavasti ja vapaasti.

 

Näistä syistä päätin itse noin kuukausi sitten ottaa käyttööni virtuaaliassistentin. Termi voi joillekin vielä olla vieras, mutta kyseessä on henkilökohtainen assistentti, joka toimii verkon välityksellä.

 

Vaikka voin automatisoida monia asioita digibisneksessä, niin on aina jotain, mitä ei voi. On ylläpitoa ja asiakaspalvelua. Viestintää. Byrokratiaa. Satoja pikkuasioita, jotka vievät kuitenkin paljon aikaa.

 

Mutta miten voi ulkoistaa jotain, kun kaiken on tottunut tekemään itse? Tunnustan, itselläni kesti jonkin aikaa hahmottaa tämä. Siis noin pari vuotta…

 

Kunnes eräällä automatkalla kuuntelin ajatuksiani uusin korvin: “olen liian kiireinen pyytämään apua” ja tajusin yhtäkkiä, että olin ajatellut asiaa aivan väärin päin. Että juuri tässä kiireisimmässä hetkessähän se täytyy tehdä: pyytää apua.

 

Otin vauhdissa (kirjaimellisesti, siis automatkalla) yhteyttä virtuaaliassistentteja tarjoavaan yritykseen (MyAgent), jonka kanssa olin jo alustavasti asiasta keskustellut, ja sain assarin käyttööni saman tien.

 

Nyt minulla on siis assistentti, joka auttaa minua hallitseman aikaani.

 

On valtava helpotus, kun joku muukin kuin minä ajattelee yritykseni asioita. Kun joku muistuttaa minua ja seuraa systeemejä verkossa. Nyt, kun minulla on mahdollisuus delegoida ”pikkujutut” toiselle, saan itse isompia asioita eteenpäin. Ja koska kaikki toimintani on verkossa, on mahtavaa, että myös assistenttini on.

 

Ja itse asiassa, olen nyt jo huomannut, että (korkeasti koulutettu ja terävä) assistenttini voisi ottaa vastuulleen paljon enemmänkin. Hän on omaksunut todella nopeasti käyttöönsä uusia palveluita ja hoitanut tehtävät virheettömästi. Tietysti assistentin ohjeistamiseen menee aina hetki, mutta jos sitä hetkeä ei koskaan ota, ei pääse kiireestäkään.

 

Miten siis päästä eroon kaiken itse tekemisestä ja kasvattaa bisnestä virtuaaliassistentin avulla?

 

1. Päästä irti asioista, jotka itseltäsi jäävät tekemättä

Mieti muutama kokonaisuus, joita assarisi hoitaa. Valitse asioita, jotka helposti jäävät itseltäsi tekemättä. Esimerkiksi laskutus ja tarjousten tekeminen. Älä kuvittele että kukaan muu ei sitä osaisi, kunhan ohjeistat hyvin, saatat yllättyä. Joskus joku muu voi hoitaa jotkut asiat paremminkin kuin sinä itse.

 

Yksi hyvä delegoitava tehtävä on asiakastietojen ylläpito. Kun itse viiletät ympäri maailmaa tai pursuat uusia innostavia ideoita, käytä assistenttia asiakastietojen järjestyksessä pitämiseen. Vaikka yhden asiakkaan tietojen päivitys ei veisikään sinulta kauan, on se kuitenkin yksi tehtävä, muutamien minuuttien keskeytys muuhun toimintaan ja asia, joka helposti jää tekemättä.

 

2. Minkä osan asiakaspalvelusta voit ulkoistaa?

Keskity itse myyntiin ja jätä asiakkuuksien käsittely assistentille. Ulkoista asiakaspalvelun se osa, jonka pystyt ulkoistamaan. Sinua assistentti ei voi korvata asiantuntijapalveluiden tarjoajana, mutta hän voi ottaa osan asiakaspalvelusta haltuunsa. Hän voi ohjeidesi mukaan vastata kysymyksiin ja tarjota tukea asiakkaille. Kerro assistentille, miten asiakkaita puhutellaan (tiukan asiallisesti vai rennon läheisesti) ja minkä arvojen mukaan yrityksessäsi päätöksiä tehdään. Näin voit siirtää osan sähköposteista hänen vastattavakseen.

 

Virtuaaliassistentti voi lähettää puolestasi sähköposteja ja uutiskirjeitä. Kun joku hoitaa säännöllistä yhteydenpitoa asiakkaisiin, saat varmasti parempaa tulosta myös myynnissä. Itseltä säännöllisten uutiskirjeiden lähettäminen voi helposti kiireessä jäädä tekemättä.

 

3. Rakenna ”työpaikka” verkkoon

Työntekijän palkkaamiseen verrattuna virtuaaliassistentin työllistäminen on helppoa. Sinun ei tarvitse hankkia assistenttia varten toimistoa, pöytää, tuolia, puhelinta… koska kaikki toiminta on verkossa. Työvälineet assistentilla on omasta takaa. Vaikka assistentti olisi fyysisesti kaukana, voi verkkoon rakentaa yhteistyötiloja.

 

Verkossa käytettävissäsi on paljon erilaisia ilmaisia vaihtoehtoja yhteistyön tekemiseen. Voit perustaa oman ryhmän Facebookiin tai tehdä kansioita Google Drivelle. Mieti, millä tavalla haluat olla yhteydessä assistenttiisi, haluatko jutella Skypessä vai chatata WhatsAppissa?

 

4. Mieti tehtävien tavoitteet ja hae tulosta

Pelkäätkö, että assistentin käyttäminen olisi ylimääräinen ”rahareikä”? Mieti, miten paljon enemmän voisit tehdä myyntiä, jos joku muu hoitaisi siihen liittyvät rutiinit. Kyse on vain siitä, mitä teet itsellesi vapautuvalla ajalla!

 

Assistentin käyttäminen ”pakottaa” sinut miettimään suurempia linjoja. Mihin itse asiassa olet matkalla, mikä on strategiasi markkinoinnissa ja myynnissä? Miten tehostaisit myyntiäsi, jos käytössäsi olisi enemmän aikaa? Kun otat assistentin käyttöön, pidä huoli siitä, että saat sijoituksesi takaisin. Älä teetä hänellä asioita, joita et itsekään tekisi. Mieti, miten assistentin toimet auttavat sinua saavuttamaan paremman tuloksen.

 

 

5. Some-strategian määrittelet sinä

Jos pyydät assistenttiasi päivittämään sosiaalisen median kanaviasi, niin anna hänelle siihen hyvät ohjeet. Älä jätä julkaisujen suunnittelua yksin assistentin tehtäväksi, sillä hän ei voi tietää, mitä tavoittelet somessa. Tee siis sisältösuunnitelma assistentillesi, jota hän voi seurata päivitysten tekemisessä.

 

Älä kuitenkaan itse lopeta täysin julkaisujen tekemistä. Tee itse osa julkaisuista, esimerkiksi ”behind the scenes” -julkaisut ja ajankohtaiset asiantuntijan vinkit, joista on hyötyä asiakkaillesi. (Tilaa tästä 25 Facebook-julkaisuideaa.) Näin pidät sosiaalisen median julkaisuissa myös henkilökohtaisen otteen.

 

6. Anna assistentille mahdollisuus auttaa

Kerro assistentille, mitä sinulla on työn alla ja kysy missä hän voisi auttaa. Listasin itse assistentilleni, mitä minulla on työn alla. En ollut lainkaan varma kiinnostaako häntä se kaikki, mutta käytin häntä hyväkseni nyt omien ajatusteni järjestämisessä. Koska hän on allekirjoittanut salassapitosopimuksen, en pelkää tietojen luovuttamista. Pyysin häntä myös miettimään, missä asioissa hän voisi olla avuksi ja sainkin heti listan asioita.

 

Älä siis ajattele, että sinun itse pitää miettiä päivätolkulla assistentin tehtäviä. Kerro hänelle toiminnastasi, niin hän löytää itse kohtia, joissa voi auttaa.

 

7. Olet asiakas, mutta myös johtaja

Vaikka virtuaaliassistentin avulla vältät pomon velvollisuudet, niin olet silti toiminnan johtaja. Pidä huoli siitä, että annat tekemiselle merkityksen ja suuntaviivat. Kun otat huomioon assistentin mielenkiinnon kohteet ja mukautat tehtävänkuvan niihin, saat aikaan parhaan mahdollisen yhteistyön. Ja tuloksen.

 

Jos kaipaat enemmän vinkkejä assistentin käyttämiseen, voit ladata ilmaisen oppaan täältä >>

Comments

comments

Leave a Reply

Laske myös tämä: *